OOTI Pricing, Features, Reviews & Comparison of Alternatives

OOTI

Enterprise project management software for architects

4.19/5 (31 reviews)

OOTI overview

What is OOTI?

OOTI is an enterprise project management software designed to help architecture firms of any size, from freelancers to large companies, manage projects and resources, as well as track budgets and finances with a range of tools, including budget, invoice and payment management, plus project scheduling, time reports, file sharing, and more. As a cloud-based solution, OOTI allows users to manage the entire project process online, from fee proposals to invoice management. Users have quick and central access to all project information via any internet-enabled device.

OOTI helps architects manage their projects with tools to calculate project fees, send client proposals and track project progress and budgeted hours. Using the progress data from projects, OOTI enables users to create accurate invoices quickly. Customizable templates help users create and send client proposals in a couple of minutes. Users can manage their entire project in OOTI as the platform integrates all management tools such as team, phase, deliverables, status, allocated budget and invoice management and monitoring. OOTI enables architects to manage their team using a team directory, plus team management and time tracking technology. Users can check the role, permission and status of a team member and track their activities, as well as timesheets for hours worked every week.

OOTI provides users with the tools to generate and send personalized invoices to clients with the logo, name and colors of their company. OOTI supports different invoice types (hours, line items, expense report invoicing, and more) and enables users to track payments, as well as set up internal invoicing between different departments. Automated reminders help users keep track of payment deadlines effectively. Dashboards and projections enable users to track their finances, including turnover, costs and profit, billing status, all from a single location. Projections provide users with actionable insight into data, helping them to make important business decisions. All data on OOTI is fully encrypted, ensuring information held on the platform is managed safely and securely.
www.ooti.co

Pricing

Starting from
€14/month
Pricing options
Subscription
Free trial
Value for money
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Devices

Business size

S
M
L

Markets

United States

Supported languages

English, French
OOTI screenshot: Use OOTI to manage the entire project process, from fee proposals to progress management to invoicingThe enterprise management software designed for architectsOOTI screenshot: Employees can generate and add their expense reports to OOTI via mobileOOTI screenshot: OOTI provides architecture firms with the tools to track projects, time, resources and finances, all from a centralized platformOOTI screenshot: Check team roles, permissions and company status via mobileOOTI screenshot: Generate an invoice summary to see which invoices have been paid and which invoices are lateOOTI screenshot: Generate and send invoices to clients. Users can customize their invoices with their company logo, name and colors

OOTI user reviews

Value for money
Features
Ease of use
Customer support
  3.7
  3.9
  3.8
  4.6
Clara Auzeill

Retour d'utilisation après 8 mois d'utilisation

Used daily for 6-12 months
Reviewed 2020-06-26
Review Source: Capterra

Pros
Suivi de facturation L'intégration de la gestion du temps des personnes / facturation / suivi des affaires en un seul "outil" La gestion par phases des projets

Cons
La prise en main pour les fonctions plus avancées n'est pas des plus intuitives (planning, type de facturation, etc.) il manque des tutoriels pas à pas. L'application smartphone Ooti n'est pas complète, et nous est donc peu utile

Rating breakdown

Value for money
Ease of use
Features
Customer support

Likelihood to recommend: 9/10

Minimize review

Romain DESCHEEMAEKERE

Ooti, c'est mon bras droit !

Used daily for 1-2 years
Reviewed 2020-06-18
Review Source: Capterra

Une simplification réelle sur la partie relance des factures non réglées, historique de l'affaire, prévisionnel très simplifié. Un vrai gain de temps, une fois que l'on est à l'aise avec OOTI.

Pros
Assez facile d'utilisation, ooti m'a permis d'arrêter la succession de tableaux excel ; la mise à jour du prévisionnel facturable est le point qui m'a fait gagner énormément de temps. L'assistance est très réactive, félicitations à toute l'équipe.

Cons
Il reste deux trois ajustements ou fonctionnalités à améliorer : la partie traitement de texte et les numérotations de facture en fonction des dates d'exercice comptable.

Rating breakdown

Value for money
Ease of use
Features
Customer support

Likelihood to recommend: 10/10

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Pierre Laurent

Peut être mieux pour la gestion, mais pas pour un archi

Used weekly for less than 6 months
Reviewed 2020-06-22
Review Source: Capterra

En temps qu'utilisateur du côté archi, je n'y gagne rien, mais je peux comprendre les avantages au niveau de la gestion. Le logiciel est récent, j'espère que les prochaines mises à jour pourront aider à améliorer l'outil et laisser plus de liberté.

Pros
Plus pratique pour le traitement au niveau administratif qu'un fichier excel, plus visuel également L'interface reste assez claire

Cons
Logiciel trop limité, pas prévu pour du travail à la semaine, on est obligé de répartir par jour, quand certains ont besoin d'une approche plus globale et moins précise. Système de validation des heures pas pratique, on ne peut faire des modifications que avant validation, on ne peut pas dévalider pour modifier, obligé de supprimer puis remettre des heures si erreurs. Egalement, les fenêtres pour entrer les heures cachent ce qu'il y a en dessous, et donc on ne peut pas vérifier les heures en dessous pour être sûr qu'on ne dépasse pas les heures par jour par rapport aux infos déjà rentrées. Obligé de faire tout un par un (par projet, par jour) perd énormément de temps d'ouvrir chaque truc quand on a plusieurs projets par semaine. Je compare avec un tableau excel que l'on utilisait précédemment, avec les projets par ligne, et les heures rentrées au total par semaine, aucune prise de tête et on ne passe pas 20 min à remplir ses heures de la semaine. Bugs : quand on rentre un nouveau jeu d'heures, celles rentrées précédemment sont mises par défaut, c'est pas pratique.

Rating breakdown

Value for money
Ease of use
Features
Customer support

Likelihood to recommend: 5/10

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Yohann CHUBERT

UTILISATEUR REGULIER

Used daily for 1-2 years
Reviewed 2020-06-18
Review Source: Capterra

Nous utilisons ce logiciel pour notre deuxième année et commençons a bien saisir le fonctionnement même si nous n'utilisons pas toutes les fonctionnalités. Ce logiciel nous aide à mieux chiffrer nos affaires et maîtriser notre temps

Pros
Vison de synthèse appréciée. Suivi financier facilité Comptabilité des heures et analyse croisée avec productivité efficace si les utilisateurs jouent le jeux Automatisation de certains tâches très utile ( coordonnées clients, entreprises...)

Cons
Difficulté de rédiger les textes dans les modèles de proposition. Possibilité de mise en page assez pauvre graphiquement, manque d'option. Manque un onglet contrat pour pouvoir automatiser leur rédaction suivant les projets. Rédaction des modèles de proposition trop complexe, pas assez intuitif. Quelques bugs très vite réglés grâce à la réactivité de l'équipe!

Rating breakdown

Value for money
Ease of use
Features
Customer support

Likelihood to recommend: 10/10

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sybille de margerie

super OOTI parfaitement adapté à nos besoins

Used daily for 2+ years
Reviewed 2020-06-15
Review Source: Capterra

J'établi mes propositions d'honoraires. Je gère le temps par projet par utilisateur, je peux ainsi contrôler la productivité. Je peux établir des rapports d'avancement .Je peux établir mes factures et les notes de frais de façon simple.J'ai une vision de mon chiffre d'affaires et de ma marge sur l'année

Pros
il correspond parfaitement à notre métier et à la gestion d'une agence de A à Z

Cons
Au départ un peu perdue dans la navigation mais au fil des mises à jour de grosses améliorations qui l'ont rendu plus intuitif.

Rating breakdown

Value for money
Ease of use
Features
Customer support

Likelihood to recommend: 10/10

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OOTI pricing

Starting from
€14/month
Pricing options
Subscription
Free trial
View Pricing Plans

Studio: €14 per user/month, billed monthly or €11.90 per user/month, billed annually
Agency: €29 per user/month, billed monthly or €24.65 per user/month, if billed annually
Enterprise: €39 per user/month, billed monthly or €33.15 per user/month, billed annually

OOTI features

API
Activity Dashboard
Activity Tracking
Projections
Reporting & Statistics

Automatic Notifications (48 other apps)
Bid Management (61 other apps)
Change Order Management (51 other apps)
Collaboration Tools (70 other apps)
Customizable Templates (48 other apps)
Data Import/Export (63 other apps)
Document Management (71 other apps)
Document Storage (58 other apps)
Estimating (76 other apps)
Job Costing (56 other apps)
Project Estimating (50 other apps)
Project Management (90 other apps)
Project Tracking (61 other apps)
Subcontractor Management (64 other apps)
Third Party Integration (54 other apps)

Videos and tutorials

Additional information for OOTI

Key features of OOTI

  • Fee calculations
  • Client proposals
  • Deliverables management
  • Team management
  • Expense reports
  • Payment tracking
  • Invoice types
  • Insourcing invoices
  • Data encryption
View All Features

Benefits

Manage entire projects with OOTI’s suite of management tools, including fee calculations, client proposals, progress tracking, invoicing, deliverables tracking, budgeted hours, and more.

Teams can track their time and activities accurately by entering working hours into online timesheets and assigning them to the related task or project.

Create and send personalized invoice templates with the image, logo, name and colors of the user’s company.

Payment tracking technology allows users to stay up-to-date on when invoices are paid. Automated reminders help users keep track of payment deadlines and inform users if dates are exceeded.

Dashboards help users gain quick insight into all of their financial data, including turnover, costs, profit, progress and billing status.