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CAYA
Receive, manage and edit all documents in one place.
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CAYA Pricing, Features, Reviews and Alternatives
CAYA FAQs
CAYA product overview
What is CAYA?
Mail digitisation and document management from a single source: with Caya, self-employed people and small and medium-sized enterprises can digitally receive, organize and process all documents, including their letter mail and forwarding mail. In addition, Caya can set up a P.O. box address for everyone from which the user can receive their mail digitally. Users receive their mail in the Caya Document Cockpit and are notified by email or push notification.
Key benefits of using CAYA
- Location-independent availability: No matter where you are, you always have access to all documents. This also applies to your employees.
- Uncomplicated forwarding: Whether by email or within the Caya app, documents reach the right recipient with just a few clicks.
- GoBD-compliant: Documents relevant to tax law are scanned in compliance with the GoBD. You no longer need the physical originals.
- Secure archiving: We store your documents for 90 days, or longer if you wish. Optionally, your documents can be forwarded to you or destroyed.
Typical customers
Platforms supported
Support options
Training options
Not sure about CAYA? Compare it with a popular alternative
Starting from
9.99
/user
Per month
Starting from
No pricing info
CAYA pricing information
Value for money
4.5
/5
24
Starting from
9.99
/user
Per month
Pricing options
Value for money contenders
CAYA features
Functionality
4.7
/5
24
Total features
24
1 categories
Most valued features by users
Functionality contenders
CAYA users reviews
Overall Rating
4.6
/5
24
Positive reviews
100
%
- Value for money
- Ease of use
- Features
- Customer support
- Likelihood to recommend9.5/10
15
9
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Overall rating contenders
Mike S.
Consumer Goods, 1-10 employees
Used daily for 6-12 months
Review source
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It is possible to work more stress-free, since the walk to the mailbox is eliminated. In addition, you have all the documents in one place.
We used Caya because we often work remotely. The service is decently priced and the data processing tools are just great. From direct marking and editing of the scanned PDFs to forwarding and good archiving as well as sending the originals, everything works flawlessly. We have often recommended CAYA to our acquaintances!
Unfortunately, the direct payment function for invoices does not work for us. The connection to the bank breaks.
Sascha B.
Insurance, 1-10 employees
Used daily for 2+ years
Review source
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Da ich viel im Ausland unterwegs bin, ist für mich die elektronische Zustellung der Post unabdingbar. Mit CAYA kann ich sicherstellen, dass meine Dokumente OCR fähig revisionssicher abgelegt werden und ich selbst entscheiden kann, welche Dokumente ich postalisch benötige und welche nicht. Der Aufwand, die Dokumente, wie bisher, manuell zu scannen und zu verarbeiten ist somit gleich null.
Die Übersichtlichkeit und die Einfachheit der Bedienung. Die Dokumente sind gut aufbereitet und OCR fähig lesbar. Die Zustellung erfolgt (i.d.R.) relativ schnell und zuverlässig. Es ist auch möglich, mehrere Adressen gleichzeitig zu verarbeiten. Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit dem System.
Die Geschwindigkeit der APP lässt manches mal zu Wünschen übrig. Die Automatische Erkennung des Absenders funktioniert nicht immer einwandfrei. Ärgerlich ist die umständliche Zustellung von Warensendungen, was jedoch mit CAYA nichts zu tun hat. Hier werden die Dokumente geöffnet und fotografiert. Im Business Paket sollte eine mehrfache statt nur monatliche Zustellung inklusive sein. Selten erfolgt eine Zustellung in einem größeren, zeitlichen Rahmen.
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Christian W.
Insurance, self-employed
Used weekly for less than 6 months
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Scan service for mail. Automated workflows for document processing via Zapier and Make
Scan service for physical Mail. You can access the scans worldwide
Not enough workflows, with workflows (and without it's a quite dumb service, so you really need them) rarter expensive
Marie C.
Publishing, 1-10 employees
Used daily for 2+ years
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In einer Post-Corona-Arbeitswelt ist das Arbeiten von Zuhause für viele eine Selbstverständlichkeit geworden. Auch wir sind 2020 den Schritt gegangen und arbeiten nun "von überall". Aber was passiert mit der Post, die man immer noch bekommt? Dank CAYA ist das für uns kein Problem. Die Post ist direkt digital. Und verschlagwortet! Und wenn man doch mal etwas im Original braucht, lässt man es sich schicken! Toller Service!
Das einzige, was ich manchmal blöd finde ist, dass die Briefumschläge mit eingescannt werden. Macht die PDFs unnötig groß. Hat aber vielleicht rechtliche Gründe.
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Johanna R.
Management Consulting, 1-10 employees
Used daily for 2+ years
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Der Gesamteindruck ist sehr gut. Die Post wird direkt ins E-Mail-Postfach gescannt. Dadurch wird ein essentieller Arbeitsschritt im Unternehmensalltag eingespart.
Die Einrichtung zu Beginn hat sehr gut geklappt. Das neue Feature der E-Mail-Weiterleitung unterstützt uns sehr bei der Bearbeitung der Post, da so der Schriftverkehr in ein Postfach geleitet wird.
Die Abos für die Nachsendeaufträge funktionieren nur für die Deutsche Post. Für andere Anbieter, wie beispielsweise die Citipost muss zusätzlich ein Nachsendeauftrag eingerichtet werden.
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